新闻公告

关于2023届毕业生档案材料归档和转递工作的通知

2023年05月23日 16:27 档案馆 点击:[]

各部门、学院:

按照学校2023届毕业生离校工作安排,为规范、准确地做好毕业生档案材料归档工作,确保毕业生档案顺利转递,现就2023届毕业生档案材料归档和转递的有关事项通知如下:

一、档案材料移交清单和移交时间

序号

硕士/博士研究生

毕业材料

本科生

毕业材料

移交时间表

(进档案馆时间)

1

毕业生登记表

毕业生登记表

(1) 6月15日前各学院移交党员材料;

(2) 6月20日前本科生院移交毕业生成绩单和学位证明书;

(3) 6月22日前,各学院移交硕士、博士、本科生毕业材料和“毕业生档案转递地址清单”。

2

硕博学生成绩单

本科毕业生成绩单

3

学位申请及授予材料

毕业设计成绩

医学实习手册(此手册仅对医学院学生)

4

正式党员材料

正式党员材料

5

奖惩材料

奖惩材料

6

体检表

体检表

2023届毕业生档案通过EMS特快专递分批次在7月1日前寄出。

二、档案材料移交和转递的具体要求

(一)归档材料要求

1.归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

2.归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料要求完整、真实、准确、齐全,文字清楚、对象明确,有形成材料的日期。

3.归档材料必须手续完备。凡规定由组织审查盖章的,需有组织盖章。例如:《高等学校毕业生登记表》最后有两处需盖学院党委公章和学校学工处公章;“武汉科技大学学生成绩单”需有本科生院院长签章和本科生院专用章。归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

3.研究生、本科生毕业材料若缺学生成绩单或毕业生登记表,其档案暂存于学校档案馆,材料齐全后按邮寄地址转递。

(二)档案材料移交

1.归档材料须按专业、学号顺序排列,学籍异动(含休学、延长学制等)的学生名单和材料放入所在专业名单的最后。

2.各学院须按档案馆提供的名单顺序填写《XXX学院2023届本科毕业生材料移交表》(附件1)和《XXX学院2023届毕业生档案转递地址清单》(附件2)。学院填写“本科毕业生材料移交表”时,请在备注栏注明“本校研”、“升学”和“延长学制”三类学生情况。电子版转给负责学生档案的老师,纸质版一式两份打印,盖学院公章,用于办理档案移交手续。

(三)学生档案转递

1.学生档案的邮寄地址以学院提供的邮寄地址为准,档案接收地址须详细准确地填写,需具体到省+市+区(镇、乡)+街道+楼层...,联系人、联系电话,以便准确投递。

2.学生档案的邮寄地址不可填写学生家庭地址,单位和人才中心拒收个人所交档案。

3.退回学校的档案,须出具接收单位调档函方可办理二次投递。

三、注意事项

1.历年毕业生档案有一定的拒收退回率,造成财力、精力的浪费,也影响了学生就业。其主要原因,一是档案接收单位不具备档案保管权限,通常是私企、合资企业、外企等;二是部分地区的人才服务机构需提前联系取号,方能接收学生档案。为尽可能减少这些现象的发生,各学院在指导学生填写接收档案地址时,请确认该单位是否具有档案接收权限,确保档案能顺利接收;在填写人才服务机构地址前,请确认是否接收高校毕业生档案,确保档案能顺利接收。

2.档案转递后,档案馆及时将邮政公司提供的EMS单号数据反馈给辅导员和上传到档案馆网站“档案服务”栏中的“学生档案去向查询”系统,请辅导员通知学生查询并落实档案是否到达。

3.EMS快递公司提供档案转递查询时效为一年(自交寄之日起4个月内的邮件可通过登陆中国邮政网站(https://www.ems.com.cn/)查询,4个月至1年内的邮件,可通过拨打客服电话11183查询),请辅导员督促毕业生及时确认档案到达情况,以免查询时限过期。



附件1:《XXX学院2023届本科毕业生材料移交表》

附件2:《XXX学院2023届毕业生档案转递地址清单》


                                                                                                                                                  档 案 馆

                                                                                                                                         二〇二三年五月十八日

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