各部门、学院：
按照学校2023届毕业生离校工作安排，为规范、准确地做好毕业生档案材料归档工作，确保毕业生档案顺利转递，现就2023届毕业生档案材料归档和转递的有关事项通知如下：
一、档案材料移交清单和移交时间
序号 | 硕士/博士研究生 毕业材料 | 本科生 毕业材料 | 移交时间表 （进档案馆时间） |
1 | 毕业生登记表 | 毕业生登记表 | (1) 6月15日前各学院移交党员材料； (2) 6月20日前本科生院移交毕业生成绩单和学位证明书； (3) 6月22日前，各学院移交硕士、博士、本科生毕业材料和“毕业生档案转递地址清单”。 |
2 | 硕博学生成绩单 | 本科毕业生成绩单 |
3 | 学位申请及授予材料 | 毕业设计成绩 医学实习手册(此手册仅对医学院学生) |
4 | 正式党员材料 | 正式党员材料 |
5 | 奖惩材料 | 奖惩材料 |
6 | 体检表 | 体检表 |
2023届毕业生档案通过EMS特快专递分批次在7月1日前寄出。
二、档案材料移交和转递的具体要求
(一)归档材料要求
1.归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
2.归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料要求完整、真实、准确、齐全，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。
3.归档材料必须手续完备。凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章。例如：《高等学校毕业生登记表》最后有两处需盖学院党委公章和学校学工处公章；“武汉科技大学学生成绩单”需有本科生院院长签章和本科生院专用章。归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
3.研究生、本科生毕业材料若缺学生成绩单或毕业生登记表，其档案暂存于学校档案馆，材料齐全后按邮寄地址转递。
（二）档案材料移交
1.归档材料须按专业、学号顺序排列，学籍异动（含休学、延长学制等）的学生名单和材料放入所在专业名单的最后。
2.各学院须按档案馆提供的名单顺序填写《XXX学院2023届本科毕业生材料移交表》（附件1）和《XXX学院2023届毕业生档案转递地址清单》（附件2）。学院填写“本科毕业生材料移交表”时，请在备注栏注明“本校研”、“升学”和“延长学制”三类学生情况。电子版转给负责学生档案的老师，纸质版一式两份打印，盖学院公章，用于办理档案移交手续。
（三）学生档案转递
1.学生档案的邮寄地址以学院提供的邮寄地址为准，档案接收地址须详细准确地填写，需具体到省+市+区（镇、乡）+街道+楼层...，联系人、联系电话，以便准确投递。
2.学生档案的邮寄地址不可填写学生家庭地址，单位和人才中心拒收个人所交档案。
3.退回学校的档案，须出具接收单位调档函方可办理二次投递。
三、注意事项
1.历年毕业生档案有一定的拒收退回率，造成财力、精力的浪费，也影响了学生就业。其主要原因，一是档案接收单位不具备档案保管权限，通常是私企、合资企业、外企等；二是部分地区的人才服务机构需提前联系取号，方能接收学生档案。为尽可能减少这些现象的发生，各学院在指导学生填写接收档案地址时，请确认该单位是否具有档案接收权限，确保档案能顺利接收；在填写人才服务机构地址前，请确认是否接收高校毕业生档案，确保档案能顺利接收。
2.档案转递后，档案馆及时将邮政公司提供的EMS单号数据反馈给辅导员和上传到档案馆网站“档案服务”栏中的“学生档案去向查询”系统，请辅导员通知学生查询并落实档案是否到达。
3.EMS快递公司提供档案转递查询时效为一年（自交寄之日起4个月内的邮件可通过登陆中国邮政网站(https://www.ems.com.cn/)查询，4个月至1年内的邮件，可通过拨打客服电话11183查询），请辅导员督促毕业生及时确认档案到达情况，以免查询时限过期。
附件1：《XXX学院2023届本科毕业生材料移交表》
附件2：《XXX学院2023届毕业生档案转递地址清单》
档 案 馆
二〇二三年五月十八日
